Ogni giorno tutte le aziende, imprenditori o liberi professionisti ricevono un enorme flusso di mail che se non gestito con efficienza e puntualità rischia di diventare un intralcio alla produttività.
Una gestione organizzata di tale flusso è un vantaggio competitivo da non sottovalutare.
Ecco alcuni semplici ed efficaci consigli per rendere la vita d’ufficio più facile e produttiva.
1- Controllare solo tre volte al giorno la posta in arrivo
Per evitare anche l’eventuale perdita di contenuti ed ovviamente anche perdita di tempo, è opportuno controllare i messaggi tre volte (o quattro se il flusso è veramente intenso) nei momenti prestabiliti della giornata. Guardare la posta ogni dieci minuti compromette la concentrazione che si ha su un altro lavoro; l’ideale quindi è leggere l’e-mail al mattino, prima o dopo di pranzo e nel tardo pomeriggio prima di concludere la giornata lavorativa.
2- Archiviare
E’ importante avere un archivio con cartelle e sottocartelle divise per mittente o per categoria per riuscire a recuperare con più facilità le vecchie conversazioni.
Diventa d’aiuto anche utilizzare i filtri di posta elettronica per velocizzare l’archiviazione o la ricerca. trasferire nell’archivio le mail che non richiedono una risposta ma che desideriamo conservare per i dati e le informazioni che riportano: preventivi, fatture, dati di accesso.
E’ possibile anche tenere un archivio locale per liberare lo spazio della posta elettronica.
3- Cancellare le email di cui non si ha bisogno.
Molte persone sembrano avere un’avversione alla cancellazione definitiva delle email, in realtà può essere necessaria nel lungo periodo per evitare problematiche anche nel caso di spazio limitato. Basta dare un occhio veloce alla inbox per realizzare quanti messaggi di posta del tutto superflui arrivano in un giorno. Meglio eliminare pubblicità, spam, neswletter..
Su questo punto spenderei due parole per ricordare di prendersi il tempo ogni tanto di valutare se l’adesione a una newsletter è ancora utile altrimenti meglio chiedere l’eliminazione all’iscrizione.
4- Pianificare le risposte
Per le altre mail vedere se si può rispondere nell’immediato, operazione che non deve richiedere più di 2-3 minuti, o segnare l’importanza e gestirla in un secondo momento con più calma e concentrazione. La risposta potrebbe
aver bisogno di verifiche o un lavoro da sviluppare.
Nel caso si gestisca la posta altrui, indirizzare l’e-mail al relativo responsabile. Per questo per riuscire ad organizzare bene il lavoro dello smistamento della posta elettronica bisogna imparare a ragionare per importanza e non più per urgenza.
Riassumendo l’organizzazione in pochi step:
- Sessioni di gestione mail consigliato non oltre i 30 minuti solo per tre volte al giorno
- Eliminare subito le mail prive di interesse
- Aprire gli altri messaggi e decidere subito se eliminare, archiviare o rispondere: la risposta può essere immediata
o posticipata in un secondo momento inserendo l’attività nella programmazione giornaliera.
Gestire la posta elettronica può sembrare un’attività molto noiosa, tuttavia indispensabile. Una buona gestione della posta porta grandi vantaggi: maggiore controllo del tempo a disposizione, più concentrazione e più produttività.